机关管理制度


  一、机关礼仪

  1、上善若水,厚德载物。培养高尚情操和高风亮节,远离丑陋庸俗和低级趣味。努力做到襟怀坦白,虚怀若谷;诚信谦和,不骄不躁。   
  2、乐观向上,积极进取;勤勉好学,创优争先;爱岗敬业,遵章守纪;顾全大局,服从领导;尊重同志,关心下属。
  3、工作着装整洁、美观、得体、大方,男士要留短发,不能穿短裤上班;女士不染浅颜色的头发,不美甲,不化浓妆,短裤、短裙不能超过膝盖以上。
  4、办公室内不许吸烟,更不许一边在走廊走路一边吸烟;吸烟者到吸烟区吸烟,吸完后要及时清理吸烟区,不许长时间存留烟灰等杂物。
  5、工作称谓要符合身份,下级对上级以姓氏加职务相称,同级,可称职务,也可直呼其名。 
  6、进入他人办公室前要轻声敲门示意,经允许后方可进入,出入房间时随手关门。
  7、上班时间不允许到其它科室聊天或乱串,有事抓紧传达或落实,办完后立即回到自己办公室。
  8、在办公室内不许大声讲话,也不许大声接听手机。
  9、除正常工作需要外,不许在办公室安装音箱。不许在工作时间看电视剧、电影、玩游戏、炒股等与工作无关的事项。
  10、上班时间不许饮酒,单位特殊安排外,酒后可以休息,不算请假。                           
  11、客人来访要起身相迎,主动询问来访目的,及时解决问题或帮助引见他人,不能马上解决时要讲明原因并致歉,临走时要起身相送。
  12、相互介绍时先向长者引见年轻者,向女士引见男士,向职位高者引见职业低者;自我介绍时先向对方问好,再依次说出自己的姓名和身份。
  13、彼此握手用力要适中,年轻者、男士、职位低者要先等长者、女士、职位高者伸手后再接握,如任何一方已伸手示意,另一方要马上接握。                              
  14、外出办理业务需递送名片时应将名片正面朝向对方,双手呈上,接受者应双手接过,浏览后方可收藏。                               
  15、相互交谈时双方要保持一定距离,讲话者目光要照顾到在场的每个人,运用手势时避免指点对方。聆听者要目光专注,保持呼应,不随意打断别人讲话。                              
  16、接办公室电话要在铃响3遍之内接听,接听后要先问候(你好,信息中心),通话内容言简意赅。                              
  17、参加会议要严格遵守时间,不得无故缺席;会议进行中保持会场安静,将手机等通讯工具调成振动状态,不做与会议内容无关的事情。
  18、工作人员出行政办公楼外办公,需关掉电脑。下班后需关掉电脑和电源,同时保持桌面整洁。
  19、最后离开办公室的人员要检查好门、窗、电等。
  20、遵守办公楼管理规定,维护办公环境卫生,服从有关人员管理。
  21、爱护办公设备和公用设施,自觉节水节电节能,节约办公用品。

 

  二、印鉴管理

  第一条 为加强对榆树市信息中心(以下简称“信息中心”)印章的管理,特制定本办法。

  第二条 本办法所指信息中心印章包括信息中心法定代表人名章及财务章和公章。
  第三条 本办法适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议等。
  第四条 印章的使用,必须严格执行信息中心印章使用管理规定,凡不符合本办法的,一律不得用印。
  第五条 印章的使用
  (一)以信息中心名义发出的公文,须经信息中心领导签发批准的文件原稿用印。
  (二)信息中心发文的附件(如各类财务报表等)凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。
  (三)信息中心各部门用印,应按规定办理用印手续。原则上不准外单位人员直接用印。
  (四)办理使用信息中心印章的事项,须经信息中心领导审核批准后用印。
  (五)印章及盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。
  (六)介绍信、证明信如有存根,要在落款和间缝处一并加盖印章。
  (七)不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。如有特殊情况用印,须经信息中心领导批准。
  第六条 印章的管理
  市信息中心法定代表人签字章由主要负责人管理,市信息中心其它印章由指定专人掌管,并实行用印登记制度。
   第七条 印章专管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。
  第八条 未按批准权限用印或用印件内容有误的,印章专管人员不予用印。
   第九条  本办法自印发之日起施行。

  三、文书档案

  文书档案管理是单位规范化管理的重要内容,也是单位发展过程中的重要见证资料,它记录了一个单位的发展历程,为单位的发展壮大提供了文字依据,文书档案的规范化管理是单位走向规范和成熟的重要条件,为加速单位规范化管理进程,进一步完善文书档案管理工作,特制订本制度。 

  1、将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
  2、文书档案归档范围
凡是单位日常工作中形成的具有保存价值的文件材料均应归档,主要包括:
  (1)具有保存价值的本单位正式收文、发文,除文件的正件外,还应包括它的附件
  (2)本单位在日常工作中产生的与上级领导部门间的往来文件,包括请示、报告、重要函件、合同等;
  (3)本单位日常工作中产生的各种文件材料(即内部文件),如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等;
  (4)单位在发展过程中获得的被国家认证或认可的证明和相关资格的证书材料等。
  3、文书档案归档要求 
  (1)已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档,任何人不得随意留存。
  (2)归档的文件材料要收集齐全(包括附件),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。
  (3)存档文件必须为原件,至少三份(包括复印件)。 
  (4)每年六月份之前,各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案。
  (5)单位及各科室、员工有保护文书、档案的义务。
  (6)归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。 
  4、文书档案的借阅 
  需设立“文书档案借阅登记薄”,凡借阅文书档案者需说明利用目的,并办理借阅手续。
  5、文书档案的保管及销毁
  (1)档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。
  (2)单位对所有文书档案实行集中统一管理 。
  (3)档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理,并分类、立卷、编目。
  (4)文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种,超过保管期限的文书档案经相关领导批准后可销毁,并建立文书档案销毁清册。

  四、四防安全

  为了进一步加强市信息中心安全工作,维护办公秩序,确保各项工作正常进行,特制定本制度。

  (一)认真贯彻执行上级有关社会治安综合治理工作和安全保卫工作的规定。加强“四防”安全管理工作。
  (二)值班、值宿人员要按值班、值宿规定做好工作,不得失职,因失职造成后果,要追究当事人的责任。
  (三)工作人员要严格遵守“防火制度”。
  1、各科对干部职工每年至少进行两次用电、防火教育,对重点防火部位每季要进行一次安全检查。
  2、消防器材要摆放合理位置,操作人员要能熟练使用消防器材。
  3、机房内非本科室人员,未经许可不得进入。机房内严禁吸烟。
  4、办公室及机房内要保持清洁,废纸要随时清理,不准存放易燃、易爆及剧毒物品及放射性物品。
  5、不准随地扔烟头、火柴杆,下班前关闭电源。
  6、不准用明火照明或取暖,不准私接电源和擅自使用电炉子、电暖气等电器设备,如发现电器故障,应及时通知机关事务管理局维修。
  7、保持过道畅通,文件柜及机柜之间保持一定距离,过道门厅不得堆放物品。
  8、室内所有电线、电闸、电灯等要与资料柜保持30公分以上距离。
  9、管理人员下班前要进行安全检查,切断电源,关好门窗。
  10、违反安全管理规定,造成事故的责任人,将按事故的损失情况给予相应处理,造成严重后果的,依法承担法律责任。
  (四)工作人员都必须严格执行《保密法》,遵守保密制度。
  (五)财务部门对现金、票证、有价证券的保管,都必须按银行和公安部门的规定执行。
  (六)下班前要做到电器断电,闭灯、关窗、锁门、对精密仪器,贵重物品和印信、文件 、资料等要指定专人保管,明确责任以防被盗。发现不安全因素要及时进行整改,落实防范措施。
  (七)非工作时间确因工作需要加班的工作人员,需经主管领导同意,未经批准的人员不准在单位逗留、住宿。
  (八)如发现可疑情况或被盗案件,值班、值宿人员要做好保护现场工作并及时向有关领导和有关部门报告。

  五、环境卫生

  为了使办公环境干净、整洁、井然有序,特制定以下办公环境卫生管理制度。

  (一)环境管理目标:创造舒心环境,提高办公效率。
  (二)环境卫生管理内容:
  1、环境卫生实行责任制管理。各科室的卫生工作由各科室的负责人进行管理。
  2、办公用品(笔筒等)摆放整齐、美观,隔断、地面、窗台干净、无污垢、电器设备(电话、电灯、电脑、饮水机等)整洁。
  3、办公场所严禁吸烟、随地吐痰、乱扔纸屑。
  4、办公桌内要整理保证干净、无异物、无异味。
  5、出差人员要将桌上物品收拾好。
  6、上班时间服装整洁。
  7、下班后要将办公用品放到规定位置,椅子要放进桌下。
  8、严禁在办公区域内奔跑、大声喧哗、以免影响他人。
  9、办公时间不允许闲谈、睡觉、吃东西、玩电脑游戏、看与工作无关的报纸杂志等。
  10、下班后最后一个走的要检查电脑、电灯、电话等电器是否工作,走前要关闭所有用电设备。
  11、各科室每天小搞一次卫生,一周大搞一次卫生。
  (三)处罚条例:
  1、爱护公物,损坏公物照价赔偿。
  2、发现办公室有烟味的,或有烟头的,当时所在集体罚200元,该科科长罚100元,严重时就地免职。

  六、来客接待

  (一)接待工作要热情、周到、搞好服务,尽可能为来客提供方便。

  (二)接待标准:本着过紧日子的原则,不搞一客多陪,不搞铺张浪费,不上高档烟酒,严格控制接待标准。
  (三)实行接待报告制度和对口接待制度,由对口科室事前拟定接待方案(包括来客单位、人数、时间、事由、活动安排、使用车辆、经费预算等内容),报主任批准后,由财秘科做出安  排计划,事后由经办人填写实际接待费用开支情况并报主任签字,据此报销。
  (四)招待客人要从严掌握、严格标准、既节约又热情,严禁安排用公款支付的各类娱乐活动,违犯规定的,其费用由批准安排人支付。
  (五)严格控制用餐陪客人数,杜绝少客多陪,涉及到科室的业务时,由科室的主要负责同志陪,特殊情况除外。
  (六)单位召开的各种会议、座谈会、无特殊情况不安排用餐,特殊情况须经主任同意方可。
  (七)公司来客到食堂用餐,到财秘科领取用餐卡。
  (八)本制度自下发之日起实行。

  七、车辆管理制度

  为加强市信息中心机动车辆的管理,本着“方便管理、节约开支、提高效率、优质服务”的原则,制定本制度。
  (一)市信息协会的车辆,在征得协会领导同意的前提下,信息中心可以借用并负责管理。
  (二)市信息中心的车辆,日常使用本着两个优先的原则:一是公务优先,以轻重缓急安排用车;二是领导优先,同样的公务,按着领导的级别排序。
  (三)机动车辆的调度、维修、保养、加油及车辆有关证照和有关手续等统一由财秘科进行管理。各科室工作人员如需用车的,须提前向财秘科提出申请。特殊情况用车必须经领导同意方可出车。
  (四)涉及车辆的年审、保险等事务由财秘科办理。
  (五)车辆严格实行下班入库制。下班后所有车辆停放在指定停车场地,因事不能停入指定车位的车辆应存放在相应有关规定的停放处。如:出差在外的车辆,要将车辆停放在安全场所,并锁好方向盘和门窗,搞好安全防范。产生不良后果由驾驶员负责。
  (六)外单位向我单位借车的,须经主任批准。
  (七)驾驶公务用车者必须携带个人有效驾照,严禁非驾驶人员驾车。
  (八)驾驶者在用车时造成的车辆损坏,视情节裁定是否由个人负责维修费用。
  (九)未经批准,车辆严禁在使用过程中交由他人驾驶或转借,否则将严肃处理并承担一些责任。
  (十)车辆日常使用必须及时记载在“用车登记处”上,否则不予核定驾车费用。无特殊原因,不准调用私家车辆,如必须调用,特殊情况下,用个人车的酌情处理。
  (十一)驾车费用:长春等外地,每天50元。榆树市,每天30元。   每次5元,超过6次按1天计算。特殊需要,可以安排值班司机。
  (十二)车辆在公务途中遇有突发事件或交通事故,应先急救伤患人员,并立即向交警、保险部门报案,同时还应向单位报告。
  (十三)驾驶员要加强对车辆的日常维护与保养,搞好清洁卫生,出车前必须检查灯光、水箱、电瓶、制动、各项操纵等有关安全部件,及时添加机油、电瓶液等,保证车况运行良好。
  (十四)车辆需维修的,驾驶员必须先认真检查发生的故障,初步判断故障发生部位,并如实向财秘科报告,由财秘科向领导报批同意后,方可修车。车辆外出途中需要修理的,报主任批准后,由司机和随车人员会同前往修理,修理报销凭证需随车人员签字证明,方准报销。
  (十五)未经批准擅自进行修车、购置零配件或在非指定的厂家修车,其费用不得报销。
  (十六)公车执行公务中发生交通事故,因违章造成事故应负全部责任或主要责任的,除保险公司赔偿款项外,驾驶者承担其余费用,并作出书面检查;公车私用发生交通事故,除保险赔付外的一切费用由驾驶者承担。
  (十七)驾驶员如有违反交通规章(如闯红灯,违章停车等),造成罚款的不予报销(特殊情况除外),由违规驾驶员个人承担责任,并准时交纳罚款。
  (十八)本规定自制定之日起施行。